Perché è importante? Si scopre che la sicurezza psicologica è un fattore chiave per migliorare le prestazioni della squadra.
Sapevi che le riunioni del tuo team possono essere una grande opportunità per costruire sicurezza psicologica?
Le persone che non si sentono psicologicamente sicure sul lavoro danno meno contributi o fanno fatica a segnalare potenziali problemi. Se si trovano in un ambiente dove hanno sostegno e incoraggiamento a parlare apertamente, queste persone si sentono a loro agio e ben disposte a correre rischi senza paura di giudizi, accuse o punizioni.
Le riunioni del tuo team sono uno strumento per creare una base di sicurezza psicologica che aiuta il tuo team a formare legami forti. Quando le persone hanno la possibilità di conoscersi a un livello più personale e di creare un legame più stretto, non si crea solo familiarità, ma anche fiducia.
Sei curioso di sapere come incorporare alcune opportunità di legame nelle riunioni del tuo team, senza cadute di fiducia, nodi umani e domande casuali sulle isole deserte? Non cercare altrove..
Cominciamo: usiamo le domande rompighiaccio. A volte possono ispirare gemiti e sguardi al cielo, ma alcune sono creative e puoi usare per aiutare tutti a imparare qualcosa di nuovo gli uni dagli altri. Per esempio:
- A) un breve «mostra e racconta»: questo sembra un gioco, ma ha lo scopo di riaccendere l’entusiasmo della tua infanzia e aiutare anche i membri del team a scoprire di più su ciò che tutti apprezzano.
Se ti incontri di persona, avvisa i membri del team che devono portare un oggetto alla tua prossima riunione e di prepararsi a spiegare di cosa si tratta e perché è importante per loro.
- B) Niente unisce le persone come la musica, Nel tuo prossimo incontro, riproduci i primi secondi di un paio di brani diversi e sfida i membri del team a riconoscere la canzone.
- C) Stanchi di riunioni che iniziano con lo stesso «Dicci come ti chiami e cosa fai…»? Capovolgi le presentazioni chiedendo alle persone di presentare qualcun altro nel gruppo, anziché se stesse.
Puoi accoppiare le persone o chiedere ai membri del team di offrirsi volontari per presentare qualcun altro.
- D) Le foto personali offrono ai membri del team uno sguardo più intimo sulla vita delle persone con cui lavorano.
Idee per riunioni di gruppo per la motivazione
Naturalmente, le riunioni del tuo team non riguardano solo divertimento e giochi.
Un incontro utile inizia prima dell’incontro vero e proprio. La tua agenda deve coinvolgere le persone su ciò di cui parlerai in modo che possano arrivare preparati con le loro migliori idee e domande scottanti. Niente è più frustrante di partecipare ad una riunione improvvisa di cui non si sa l’argomento (o peggio gli argomenti), discutere per ore per poi concludere che “dobbiamo aggiornarci alla prossima riunione per approfondire …” perchè mancano i dati importanti e le persone non sanno cosa dire. Fai sapere in anticipo di cosa si parla alla riunione e tieni le riunioni a sorpresa per le emergenze vere
Festeggia le tue vittorie
Dai il via alla riunione in grande stile, dedicando qualche minuto a evidenziare le vittorie e i risultati più recenti, sia che tu richiami l’attenzione su di essi o chieda ad altre persone di intervenire.
Questo non solo dà un tono positivo, ma dà anche una spinta alla motivazione. Spesso i successi vengono dati per scontati, mentre nelle riunioni si parla solo dei “problemi”. Non dimenticarti che “si loda in pubblico e si riprende in privato”. Se qualcuno ha raggiunto un obiettivo, se ha fatto quello che è stato concordato, se ha contribuito al lavoro di squadra, faglielo sapere. Non dare nulla per scontato.
Rendiconta le tue riunioni
È difficile sentirsi motivati se ogni singolo incontro sembra il Giorno della Marmotta, come se tutto ciò che fai fosse costantemente ribattere una conversazione precedente.
Previeni questa sensazione ripetitiva istituendo un forum settimanale per le riunioni del team. Non solo ti aiuterà a pianificare una riunione di successo, ma avrà anche spazio per tenere un registro di tutte le tue riunioni precedenti. In questo modo si eviterà di discutere sempre delle stesse cose, aggiornando i membri del team sugli avanzamenti dei lavori. Non necessariamente devi fare un verbale di riunione come si fa in un consiglio di amministrazione, ma se con un supporto digitale (ce ne sono tanti di adatti) registri la sintesi di quello che avete discusso e lo stato di avanzamento, darai a tutti un senso di ordine e comprensione della direzione in cui state lavorando
Idee per riunioni di gruppo per la comunicazione
Affinché le tue riunioni siano quanto più positive e produttive possibile, le persone devono sapere come interagire con successo tra loro.. Queste idee per le riunioni di gruppo per la comunicazione possono aiutare i membri del tuo team a capire come relazionarsi meglio tra loro e come condividere in modo più efficace il loro messaggio.
La comprensione e l’empatia sono fondamentali per una comunicazione di successo. La retrospettiva 4L chiede ai membri del team di identificare ciò che hanno amato, detestato, imparato e desiderato in un recente progetto, evento o sprint di lavoro.
Informazioni sul modello
L’esercizio delle 4 L è progettato per TE come LEADER o MODELLO DA IMITARE. Serve a far capire Come fai ad essere la versione migliore di TE. Inizia quindi facendolo prima per te stesso e poi fallo insieme alla tua squadra.
Ecco i passaggi per iniziare…
- Evidenzia i “TRAGUARDI” per tutti gli eventi memorabili degli ultimi 3 mesi. Nessun filtro, nessuna categoria.
- Aggiungi carte alla colonna “AMATO” (LOVED) per tutto ciò che amavi fare.
- Aggiungi carte alla colonna “DESIDERATO” (LOGED FOR) per tutto ciò che volevi, ma non hai ottenuto.
- Aggiungi carte alla colonna “ODIATO” (LOATHED) per tutto ciò che ha peggiorato la tua vita nell’ultimo trimestre.
- Scrivi tutto ciò che hai provato e la lezione che hai imparato nella colonna “IMPARATO” (LEARNT).
- Nella colonna “Azioni”, fai un piano per rimuovere LOATHED, aggiungere LONGED FOR, amplificare LOVED e condividere LEARNT nei prossimi 3 mesi.
I manuali utente personali sono un altro modo efficace per aumentare la comprensione.
Tutti possono compilare il proprio documento, elencando tutto, dalle proprie preferenze di comunicazione al modo in cui preferiscono ricevere feedback. Chiedi a tutti di discutere le proprie pagine durante una riunione del team.
Tutti i membri del tuo team sono unici. Capire cosa ognuno porta in tavola aiuta a costruire una comprensione ancora più condivisa.
Con questo esercizio Superpoteri e Kryptonite , ogni membro della squadra aggiunge il proprio nome all’elenco.
Informazioni sul modello
Questo è un ottimo esercizio per i team fuori sede (quindi adatto per coloro che si conoscono in digitale). Conosci i punti di forza e di debolezza dei tuoi compagni di squadra e costruisci comprensione ed empatia condivise.
Come funziona
Ogni membro della squadra aggiunge il proprio nome a un elenco e scrive 2-3 superpoteri e 1-3 kryptoniti su dei post-it (o su una carta della bacheca digitale). La kryptonite non è necessariamente una debolezza, ma qualcosa che non ti consente di dare il massimo. Stabilisci prima le regole di base: questo dovrebbe essere uno spazio sicuro in cui i membri del team possono sentirsi liberi di condividere apertamente senza timore di ridicolo o giudizio.
Concedi 10 minuti affinché le persone compilino le loro carte (aggiungendo descrizioni più dettagliate sul retro delle carte, in modo che i membri del team possano farvi riferimento in futuro). Quindi ogni membro del team dovrebbe dedicare 5 minuti a parlare dei propri superpoteri e della kryptonite. Spesso è utile discutere i modi in cui si relazionano tra loro o i punti di forza e di debolezza percepiti dagli altri. Spesso i team migliori sono composti da individui diversi che contribuiscono a completare le diverse aree degli altri!
Suggerimento da professionista: chiedi a qualcuno esterno al team di condurre questo esercizio, in modo da poterti concentrare con tutto il cuore sulla condivisione e sull’ascolto, senza preoccuparti della facilitazione e del rispetto dei tempi.
Il modo in cui il tuo team comunica è unico quanto i membri stessi del tuo team. Potrebbero essere necessari alcuni tentativi ed errori per trovare i modi migliori per facilitare conversazioni produttive, quindi può essere utile mantenere una mentalità sperimentale. Ti consiglio di chiedere a tutti di spegnere il telefono durante l’orario della riunione.
Idee per riunioni di gruppo in webinar
Quasi tutte le idee per riunioni di gruppo di cui sopra possono essere utilizzate o adattate per riunioni in videoconferenza.
Le riunioni remote non sempre si prestano a segnali non verbali (se la telecamera è spenta per esempio) ed è difficile avere un’idea di come si sentono i membri del team. Tuttavia, le nostre emozioni forniscono un contesto importante, poiché la ricerca mostra che le nostre emozioni influenzano la nostra percezione.
Il tuo team remoto potrebbe non riunirsi attorno a una lavagna fisica, ma ha comunque bisogno di un luogo centralizzato in cui pianificare riunioni e lavorare insieme durante le conversazioni.
Le chiacchiere potrebbero sembrare inutili in superficie, ma quella chiacchierata amichevole è esattamente ciò che aiuta i membri del tuo team a sentirsi connessi tra loro. Sfortunatamente, queste chiacchiere casuali spesso si perdono nei team remoti.
Potrebbe essere utile incentivare lo strumento della videoconferenza al posto della telefonata, anche per conversazioni di lavoro. Dai il buon esempio e osserva come cambiano i comportamenti dei tuoi collaboratori
Potresti non essere in grado di passare davanti alla scrivania di qualcuno e vedere le foto delle vacanze recenti come salvaschermo, ma ciò non significa che il tuo team non possa condividere i propri viaggi.
Il modello di team bonding remoto (costruire relazioni all’interno del team, che aiuta i membri a diventare più vicini, creare fiducia, facilità di comunicazione e vivere esperienze divertenti insieme) offre una bacheca in cui i membri del team possono aggiungere una carta per evidenziare un’escursione recente. Questo lo puoi fare con una bacheca fisica appesa ad una parete oppure con una bacheca virtuale condivisa, come in Trello o Asana
Cambia posizione
Probabilmente le persone hanno i loro posti predefiniti per le riunioni del tuo team, ma un cambio di scenario può aiutare ad aumentare la motivazione e la creatività. Pertanto, prima di iniziare la prossima seduta, incoraggia tutti ad accedere da una nuova posizione. Se in sala riunioni, falli sedere a posti diversi dal solito, se in remoto chiedi di collegarsi da una stanza diversa o da un lato diverso del tavolo rispetto a quello solito. Lo shock della richiesta aiuterà a rompere gli schemi e dare visioni diverse a tutti i partecipanti
Riunioni migliori, squadra migliore
Le riunioni del tuo team sono la tua occasione più frequente e regolare per riunire tutti in un’unica conversazione. Non sprecare questa opportunità con appelli e blandi aggiornamenti di stato.
Metti in pratica queste idee per le riunioni di gruppo per costruire legami più forti, aumentare la motivazione e migliorare la comunicazione.
Soprattutto concentrati per organizzare in modo che non siano riunioni fiume, dove parlate per ore e non decidete nulla. Piuttosto, se hai tanti argomenti, spezzale in più riunioni. Dai un tempo prefissato e non dire mai “la riunione non finisce finchè non abbiamo deciso”, ma nemmeno “il tempo dedicato è finito, ma come al solito non abbiamo deciso nulla, …”. Sia tu che i tuoi collaboratori ne uscirete demotivati e stanchi con la sensazione di aver perso tempo prezioso (con tutte le cose che ho da fare, un’altra riunione inutile?)
Per evitare tutto questo, soprattutto per le riunioni periodiche organizzati secondo questo schema:
Fase preliminare:
- Organizza le riunioni perchè non siano nè troppe, nè troppo poche. Se nello stesso giorno ho 8 ore di riunione come faccio a fare il resto del mio lavoro?
- Pianifica per tempo gli argomenti e comunicali alle persone coinvolte in modo che vengano preparati
- Organizza la location per non perdere tempo: deve essere riservata una sala grande perché siete in tanti? Basta la sala riunioni piccola? Oppure è in videoconferenza? Allora manda il link a cui vi collegherete in anticipo
Durante la riunione
- Identifica chi farà la rendicontazione della riunione. Puoi avere una persona fissa oppure cambiare ogni volta, dipende dalla squadra, dalle competenze dei singoli, da tanti fattori diversi. Non devi necessariamente essere tu a rendicontare, anzi questo piccolo ruolo renderà gratificato l’incaricato perché percepirà la fiducia che riponi in lui
- Dai spazio a tutti, ma evita di sforare i tempi. A volte succede perché c’è il collega che devia dall’argomento, oppure si sofferma su un dettaglio perdendo la vista d’insieme. Altre volte abbiamo membri del team a cui piace parlare e interrompere, insomma fai il “moderatore” per guidare correttamente la riunione e raggiungere il suo scopo. Se non ci riesci, ripianifica subito la successiva per non perdere tempo
- Verbalizza i contenuti più importanti della riunione in modo che tutti possano averne accesso. I metodi digitali permettono di dare accesso ai contenuti dell’informazione in modo semplice e costante. Non essere troppo prolisso (ci vuole tempo) ma nemmeno troppo sintetico. Schematizza quanto detto ed eventualmente allega i dati o i report che sono stati presentati (non serve ripeterli all’interno del tuo “verbale”)
Dopo la riunione
Prenditi 5 minuti per analizzare come è andata. Se ci sono state incomprensioni, discussioni, alterazioni di umore. Se alla riunione nessuno ha dato contributi oppure qualcuno era intimidito e faceva fatica a parlare, sono tutti segnali che puoi ottenere di più migliorando lo strumento. Organizzare una riunione efficace non è semplice, ma nemmeno impossibile. Richiede solo il tuo impegno e vedrai che i tuoi collaboratori ti stupiranno
Ai posteri l’ardua sentenza
